Istanze on line: istruzioni per accedere facilmente e come risolvere eventuali problemi.

Quante volte vi siete imbattuti sul qualche sito del MIUR per presentare domande per partecipare a concorsi o per lavorare nella scuola , ed il sito vi rimandava a compilare la domanda sul sito "IstanzaeOnLine"? Cerchiamo allora di aiutarvi ad accedere e a risolvere dei piccoli problemi legati all'accesso fornendovi questa guida completa di Istanze On Line del MIUR.

Che cosa è Istanze On Line del M.I.U.R.?

Il Servizio Istanze OnLine (anche denominato POLIS - Presentazione On Line delle IStanze) permette di effettuare in modalità digitale la presentazione delle domande connesse ai principali procedimenti amministrativi del M.I.U.R..

Esso è basato sul Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), che sancisce il diritto da parte dei cittadini ad interagire con la Pubblica Amministrazione, utilizzando gli strumenti offerti dalle tecnologie ICT in alternativa alle modalità tradizionali basate su moduli cartacei.

Affinche si possa avere accesso ai servizi di IstanzeOnLine è quindi indispensabile procedere prima ad una identificazione di fronte ad un pubblico ufficiale della persona a cui viene fornita l'abilitazione. Alternativamente si potrà accedere attraverso ad una identità digitale SPID , grazie al quale la fase di identificazione non è necessaria.

Come faccio ad accedere ad Istanze On Line?

Per accedere al servizio di istanze online si deve nell'ordine:

1. essere in possesso di un'utenza valida per l'accesso al servizio Istanze Online, in caso contrario occorre registrarsi qui
2. aver effettuato la procedura di abilitazione

Successivamente Selezionando "ACCEDI":

• se l'utente non è già autenticato, cioè non ha effettuato il login, viene presentata la pagina di login
• se l'utente è autenticato ma non è già abilitato al servizio, viene avviata la procedura di abilitazione
• se l'utente è autenticato ed è già abilitato al servizio, si accede alla home page di Istanze OnLine

Da quando l'accesso ad IstanzeOn Line avverrà esclusivamente tramite SPID?

A partire dal 1° marzo 2021, per le nuove registrazioni è necessario accedere con lo SPID. Per ottenere lo SPID bisognerà rivolgersi alle società specializzate nel rilascio dell'identità digitale, come ad esempio Poste Italiane o Aruba. Chi era già registrato prima del 01/03/2021 ha potuto continuare ad utilizzare le vecchie credenziali fino al 30 settembre 2021. Dal 1° ottobre 2021 per accedere ad istanze on line l'utente dovrà obbligatoriamente utilizzare lo SPID, CIE (Carta d’identità elettronica) e CNS (Carta Nazionale dei Servizi, spesso presente sul dispositivo di fimra digitale)

Come disposto dal 1 ottobre 2021n considerazione degli obblighi introdotti per le Pubbliche Amministrazioni con il Decreto Legge Semplificazioni (D.L. 76/2020) convertito in legge il 11/09/2020 (120/2020), a partire dal 28 febbraio 2021 l’accesso degli utenti ai servizi del Ministero dell’Istruzione può essere fatto esclusivamente con credenziali digitali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta di Identità Elettronica) o eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services).

Gli utenti in possesso di credenziali rilasciate in precedenza, potranno utilizzarle fino alla data di naturale scadenza e, comunque, non oltre il 30 settembre 2021.

Quindi dal 1 ottobre 2021 l’utilizzo delle credenziali rilasciate dal MI, resta in uso solo per alcune tipologie di utenti:

• personale amministrativo
• personale scuola (DS, DSGA e Assistenti Amministrativi)
• studenti per l’accesso ai servizi a loro dedicati (es. Piattaforma Alternanza Scuola Lavoro, Curriculum dello Studente)
• utenti abilitati al SIDI

Come faccio la Registrazione ad Istanze On Line con lo SPID?

Praticamente, per registrarsi sul sito di Istanze On Line del Ministero dell'istruzione con le credenziali SPID, si dovrà:

1. entrare nel sito istruzione.it/polis/Istanzeonline.htm e fare clic sul pulsante “Accedi”, in basso a sinistra.
2. Una volta cliccato nella pagina di Login si dovrà cliccare su “Entra con SPID”e dopo di che accedere con le credenziali SPID personali (di cui dovrete quindi già esserne in possesso).
3. Una volta effettuato l'accesso nella sezione di richiesta abilitazione al servizio si dovranno prima inserire, se non presenti, i dati relativi al domicilio, recapiti telefonici, dati per l’identificazione e dare il consenso per la privacy.
4. Fatto questo verrà dopo richiesto una domanda per il recupero del codice personale in caso di smarrimento. Vi consigliamo dinon cambiare la domanda di sicurezza proposta e di utilizzare la domanda suggerita dal sistema (come può essere "cognome da nubile della madre") evitando di utilizzarne altre che potrebbero essere dimenticate o variare nel tempo, poichè tale dato sarà fondamentale nel caso di smarrimento credenziali. 
5. Terminata questa fase il sistema farà visualizzata la pagina conclusiva della registrazione con alcune avvertenze: da essa è possibile stampare o salvare il modulo di adesione che comunque vi verrà anche inviato alla vostra mail personale insieme al codice personale temporaneo.
6. Il passo successivo sarà quello di cliccare "Accetto" per confermare i dati inseriti
7. Si verrà così reindirizzati nella nuova pagina nella quale si viene avvisati che si riceverà una email con il codice personale temporaneo e del modulo di adesione e di quello di delega.
8. A questo punto, usciti dalla pagina, comparirà una schermata per procedere alla modifica (obbligatoria) del Codice Personale Temporaneo ricevuto sulla mail.

Se la procedura si è conclusa positivamente apparirà al nuovo utente una schermata di conferma, e l'utente sarà così abilitato ad accedere all'account personale di Istanze Online
 

Qual è la Procedura di abilitazione al servizio istanze on line?

Ma vediamo come poter opereare su istanze online. La Procedura di abilitazione al servizio di istanze on line è la seguente:

1. l'utente accede al servizio e inserisce i dati richiesti (al termine dell'inserimento dei dati si consiglia scaricare e stampare il modulo di adesione premendo il pulsante “Scarica modulo di adesione” presente a video)
2. il sistema invia una mail contente un Codice Personale Temporaneo, il modulo di adesione e le istruzioni per proseguire
3. l'utente accede nuovamente al servizio e inserisce il Codice Personale Temporaneo a conferma della ricezione della mail
4. l’utente si reca presso un istituto scolastico o un ufficio, in funzione dello specifico procedimento amministrativo, ed effettua l’identificazione e la sottoscrizione del modulo di adesione in presenza del personale MIUR preposto che di conseguenza conferma l’abilitazione; nel caso di accesso tramite una identità digitale SPID questa fase non è necessaria.
5. il sistema invia una mail di conferma abilitazione al servizio
6. l'utente accede al servizio ed effettua la modifica obbligatoria del Codice Personale Temporaneo

E' bene ricordare che al momento dell'iscrizione bisognerà avere accanto:

• un documento di riconoscimento in corso di validità delle seguenti tipologie: carta di identità, passaporto, patente di guida, patente di guida rilasciata dalla Motorizzazione in formato carta di credito, tessera di riconoscimento, purché munita di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciata da un'amministrazione dello Stato
• disporre del tesserino riportante il codice fiscale rilasciato dal Ministero dell'Economia e delle Finanze o della tessera sanitaria rilasciato dal Ministero della Salute

Quando si procerà all'invio delle domande , per confermare l'invio si dovrà digitare il Codice Personale.

Che cosa è il Codice Personale di Istanze On Line?

Il codice Personale di Istanze On Line è codice identificativo personale, composto da 8-10 lettere e numeri, che ti viene assegnato all'utente al momento della registrazione.

Il Codice Personale viene scelto al momento della registrazione, è personale ed è necessario per poter completare molte delle Istanze del MIUR, ad esempio l'inserimento nelle graduatorie  personale ATA o Elenci Revisori contabili, che si posso predisporre da Istanze On line.

Come fare a recuperare il codice personale di Istanze Online?

Non essendo usuale accedere ad istanze online ed effettuare l'invio di nuove istanze è molto possibile smarrire le credenziali relative al codice personale. Per poter procedere al recupero del codice personale si dovranno effettuare i seguenti passaggi:

1. effettuare  l'accesso all'area personale Istanze Online tramite identità SPID, CIE o CNS;
2. cliccare su ‘Funzioni di Servizio‘
3. Cliccare nel menu a tendina ‘Recupero Codice Personale‘;
4. una volta entrati occorre inserire il Codice Fiscale e fai clic su ‘Conferma’;
5. risponde alla ‘domanda chiave’ (ad esempio qual è il cognome da nubile di tua madre?) che ti viene prospettata dal sistema, la stessa che hai inserito per la la richiesta di abilitazione al servizio, e clicca su ‘Conferma’;
6. Così facendo si riceverà sulla propria email il nuovo Codice Personale

Come modificare i dati anagrafici su Istanze online?

Per poter modificare i dati anagrfici invece si dovrà andare sulla schermata principale dell'Area riservata delle “Istanze online” e selezionare la voce “Variazione dati personali”. Il sistema prospetta la seguente pagina. Una volta rettificati e corretti i dati anagrafici di interesse occorre fare clic su “Conferma”.

Come fare a recuperare username e password di accesso ad Istanze online?

Per recuperare lo username è sufficiente cercare di entrare in Istanze online con il tasto “Accedi”. Nella schermata di inserimento credenziali che compare si dovrà cliccare  " Username dimenticato?". Dopodiche verrà richiesto il proprio codice fiscale e la conferma del reCAPTCHA. Così facendo si riceverà una mail con la username.

Come faccio a modificare i dati personali su Istanze on line?

Per poter modificare i dati personali sul portale MIUR Istanze On Line , accedendo dalla schermata principale dell'Area riservata delle “Istanze on line” occorre selezionare la voce “Variazione dati personali”. Così facendo il sistema rimanderà alla pagina di “Variazione dati personali”. A questo punto si potrà rettificare tutti i dati di interesse e per confermare la variazione si dovrà fare clic su “Conferma”.
 

Dove posso trovare la guida ufficiale di Istanze On Line?

Potrete scaricare la guida ufficale di istanze On Line in pdf cliccando qui

Cosa fare se i problemi di accesso ad istanze on line persistono?

Secondo quanto riportato sul sito Istanze on line, Qualora, dopo aver consultato le guide operative e le FAQ, l'utente non sia stato in grado di risolvere autonomamente un problema o abbia riscontrato un malfunzionamento delle applicazioni, DEVE:

• per la PROCEDURA DI ABILITAZIONE AL SERVIZIO:

rivolgersi alla scuola o all'ufficio preposti per l'identificazione fisica. Si ricorda che, in caso di identificazione presso la scuola, l'utente può indirizzarsi a qualsiasi istituzione scolastica.
In caso di accesso tramite SPID, rivolgersi all'istituzione scolastica che si ritiene opportuna.

• per la COMPILAZIONE DELLE ISTANZE:

rivolgersi all'ufficio destinatario dell'istanza. In caso di personale della scuola, questo può rivolgersi alla scuola di titolarità o di servizio ovvero ad una istituzione scolastica di propria scelta.

Esclusivamente per PROBLEMI DI ACCESSO con la propria utenza, a seguito della messa in esercizio del nuovo servizio di Istanze OnLine, sarà possibile telefonare al numero dei contatti di Istanze on line 0809267603.

Le scuole/gli uffici che riceveranno le richieste di assistenza opereranno come segue:

• verificheranno la possibilità di risolvere il problema in autonomia con l'esperienza già maturata
• in caso negativo si rivolgeranno al numero verde per avere indicazioni e/o soluzioni ai problemi
• comunicheranno all'utente le indicazioni ricevute o la soluzione al problema riscontrato.

Il ministero è tassativo nel comunicare che l'utente NON deve rivolgersi autonomamente al numero verde.In tal caso, infatti, sarebbe indirizzato alla scuola o all'ufficio scelto per l'identificazione (se il problema è riscontrato in sede di registrazione), ad una scuola/ufficio di supporto (se il problema è riscontrato in sede di registrazione con SPID) o all'ufficio/scuola competente dello specifico procedimento (se il problema è riscontrato in sede di compilazione dell'istanza).

Chi deve utilizzare la funzione Riattivazione Utenze Revocate?

Tale funzione può essere utilizzata da tutti gli utenti la cui utenza POLIS è stata revocata in automatico a seguito del mancato accesso al sito POLIS per oltre 15 mesi

Si deve usare Istanze online per incarichi di supplenze con la messa a disposizione MAD 2023/2024 ?

Per coloro che volessero iniziare a svolgere supplenze a scuola  oltre al classico canale delle Graduatorie Provinciali per le Supplenze (GPS), si può iniziare a insegnare anche inviando le  domande di messa a disposizione attraverso il portale di istanzeOnline.

Ma come funzionano le MAD? La MAD una domanda online da inviare alle scuole con i propri dati anagrafici, titoli di studio, recapiti e classe di concorso, per proporsi per incarichi di supplenza. Se le scuole ritengono il profilo idoneo alla cattedra da ricoprire, il docente verrà contattato direttamente dall'istituto scolastico.

Aggiornamento al 23/08/2023